Mua thực phẩm cho bếp ăn trường học và nhà hàng: cần những giấy tờ gì
Một đoàn kiểm tra an toàn thực phẩm đến bếp ăn trường học thường không hỏi món ăn ngon hay dở. Câu hỏi đầu tiên gần như luôn là: rau này mua của ai, giấy tờ đâu. Bài này liệt kê đúng những gì bếp phải có, chia theo ba mốc thời gian: trước khi ký, theo từng chuyến giao, và ghi hằng ngày tại bếp.
1. Ba giấy tờ phải xin trước khi ký hợp đồng
Đây là bộ hồ sơ pháp nhân của nhà cung cấp. Xin một lần, lưu vào hồ sơ, dùng cho suốt thời gian hợp đồng. Thiếu bộ này thì mọi chứng từ giao hàng phía sau đều mất giá trị.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký hộ kinh doanh. Kiểm tra ngành nghề có bao gồm kinh doanh thực phẩm, và tên trên giấy phải trùng với tên trên hóa đơn sau này.
- Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm của nhà cung cấp, còn hiệu lực. Nghị định 15/2018/NĐ-CP có miễn giấy này cho một số nhóm — nhưng nếu nhà cung cấp thuộc diện được miễn, hãy yêu cầu họ nêu rõ căn cứ miễn bằng văn bản, đừng chấp nhận trả lời miệng.
- Hợp đồng cung cấp thực phẩm ghi rõ mặt hàng, tiêu chuẩn chất lượng, cách xử lý khi hàng không đạt, và trách nhiệm bồi thường nếu xảy ra sự cố. Hợp đồng miệng hay đặt hàng qua tin nhắn không đứng vững trước đoàn kiểm tra.
Kiểm tra kỹ ngày hết hạn. Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm có thời hạn. Rất nhiều bếp bị lập biên bản chỉ vì lưu bản photo đã hết hạn từ năm trước mà không ai để ý. Đặt lịch nhắc trước ngày hết hạn 60 ngày.
2. Giấy tờ nhận theo từng chuyến giao
Đây là phần dễ thiếu nhất, vì nó phát sinh mỗi ngày và thường bị bỏ qua lúc bận.
- Hóa đơn hoặc bảng kê giao hàng ghi rõ tên hàng, khối lượng, đơn giá, ngày giao. Bảng kê viết tay vẫn được nhưng phải có chữ ký hai bên.
- Biên bản giao nhận có chữ ký của người giao và người nhận tại bếp, ghi tình trạng cảm quan lúc nhận.
- Giấy tờ chứng minh nguồn gốc lô hàng — tên vùng trồng hoặc vùng nuôi, ngày thu hoạch. Với hàng có bao bì thì giữ lại nhãn.
- Phiếu kiểm nghiệm với những mặt hàng hợp đồng có yêu cầu, theo định kỳ đã thỏa thuận.
Toàn bộ chứng từ này nên lưu theo ngày, không lưu theo nhà cung cấp. Khi có sự cố, câu hỏi luôn là "ngày hôm đó bếp nhận những gì", chứ không phải "cả năm mua của ai".
3. Sổ sách phải ghi hằng ngày tại bếp
Hai chế độ này áp dụng cho cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống và bếp ăn tập thể, theo Quyết định 1246/QĐ-BYT của Bộ Y tế.
Kiểm thực ba bước
| Bước | Kiểm cái gì | Mẫu biểu |
|---|---|---|
| Bước 1 trước chế biến | Kiểm nguyên liệu lúc nhập: giấy tờ nguồn gốc, hóa đơn, hạn sử dụng, và cảm quan — màu, mùi, tình trạng | Mẫu số 1 |
| Bước 2 trong chế biến | Kiểm điều kiện vệ sinh từ lúc sơ chế đến khi nấu xong; ghi giờ bắt đầu và giờ hoàn thành từng món | Mẫu số 2 |
| Bước 3 trước khi ăn | Kiểm khu chia suất, đối chiếu món với thực đơn, kiểm vệ sinh dụng cụ chia và phục vụ | Mẫu số 3 |
Lưu mẫu thức ăn
- Thức ăn đặc: tối thiểu 100 gam mỗi món. Thức ăn lỏng: tối thiểu 150 ml.
- Dụng cụ có nắp đậy kín, để riêng, không để chung với thực phẩm khác.
- Bảo quản ở 2°C đến 8°C.
- Giữ ít nhất 24 giờ kể từ khi lấy mẫu.
- Mỗi món niêm phong riêng, dán nhãn theo Mẫu số 4; ghi sổ theo Mẫu số 5.
Mẫu lưu là bằng chứng bảo vệ chính nhà bếp. Khi có nghi ngờ ngộ độc, mẫu lưu đúng quy cách là thứ duy nhất chứng minh được bữa ăn hôm đó đạt hay không đạt. Bếp không lưu mẫu thì mặc nhiên ở thế yếu.
4. Bảng tra nhanh
| Khi nào | Phải có gì | Ai giữ |
|---|---|---|
| Trước khi ký hợp đồng | Đăng ký kinh doanh · Giấy đủ điều kiện ATTP · Hợp đồng cung cấp | Bộ phận hành chính |
| Mỗi chuyến giao | Hóa đơn hoặc bảng kê · Biên bản giao nhận · Chứng từ nguồn gốc lô hàng | Bếp trưởng, lưu theo ngày |
| Mỗi ngày nấu | Sổ kiểm thực ba bước (Mẫu 1, 2, 3) | Người được phân công |
| Mỗi bữa ăn | Mẫu lưu 24 giờ · Nhãn niêm phong (Mẫu 4) · Sổ lưu mẫu (Mẫu 5) | Người được phân công |
| Định kỳ | Khám sức khỏe nhân viên · Giấy xác nhận tập huấn kiến thức ATTP | Bộ phận hành chính |
5. Vì sao mua qua nhiều mối lẻ thì khó làm đủ giấy tờ
Một bếp trường học mua rau ở chợ đầu mối, thịt ở một mối quen, gia vị ở tiệm tạp hóa — ba nguồn là ba bộ hồ sơ pháp nhân phải xin, ba luồng chứng từ giao nhận phải lưu, ba đầu mối phải truy khi có sự cố. Càng nhiều mối, xác suất thiếu một tờ giấy càng cao, và chỉ cần thiếu một tờ là cả hồ sơ bị coi là không đầy đủ.
Gom về một đầu mối có tư cách pháp nhân rõ ràng làm giảm hẳn khối lượng giấy tờ: một bộ hồ sơ pháp nhân, một luồng chứng từ, một nơi chịu trách nhiệm.
6. SGMM giao kèm những gì
Với đối tác đã ký hợp đồng cung ứng, mỗi chuyến giao của SGMM đi kèm:
- Phiếu giao hàng ghi tên hàng, khối lượng, đơn giá, ngày giao và tên vùng nguyên liệu của từng mặt hàng.
- Biên bản giao nhận có chỗ ghi tình trạng cảm quan để bếp trưởng ký ngay tại điểm giao.
- Bộ hồ sơ pháp nhân của SGMM và của vùng nguyên liệu, cung cấp một lần khi ký hợp đồng, cập nhật khi có thay đổi.
Đối tác B2C có hợp đồng cung ứng không phải đặt cọc và thanh toán trong 15 ngày kể từ ngày giao — chi tiết tại Quy chế hoạt động.
Căn cứ pháp lý
- Luật An toàn thực phẩm số 55/2010/QH12
- Nghị định 15/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật An toàn thực phẩm
- Nghị định 155/2018/NĐ-CP sửa đổi các quy định liên quan đến điều kiện đầu tư kinh doanh thuộc phạm vi quản lý của Bộ Y tế
- Quyết định 1246/QĐ-BYT ngày 31/3/2017 của Bộ Y tế — Hướng dẫn thực hiện chế độ kiểm thực ba bước và lưu mẫu thức ăn đối với cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống
Bài viết này tổng hợp để tham khảo, không thay thế ý kiến của cơ quan quản lý. Quy định có thể được cập nhật, và mỗi địa phương có thể có hướng dẫn riêng. Trước khi áp dụng, bếp nên hỏi lại Ban Quản lý An toàn thực phẩm hoặc Trung tâm Y tế trên địa bàn.