ĐỊNH DANH ĐIỆN TỬ & KÝ SỐ CHO VÙNG NGUYÊN LIỆU

Điều kiện cần chuẩn bị

Bốn bước, tính từ khi đủ hồ sơ

1. Bước 1 — Định danh & khởi tạo hợp đồng cung ứng. SGMM đối chiếu pháp nhân bên mua và lập hợp đồng trên hệ thống. 1 ngày làm việc.
2. Bước 2 — Xem xét & rà soát. Bên mua đọc toàn văn, ghi ý kiến trên từng điều khoản. Tối đa 3 ngày làm việc.
3. Bước 3 — Ký số & dấu thời gian. Bên mua ký trước, SGMM ký sau. Trong ngày.
4. Bước 4 — Hoàn tất & kích hoạt lịch giao. Bản gốc điện tử gửi về hai bên, mở hạn mức và lịch giao. 1 ngày làm việc.

Phần bên trên trang này là quy trình ký với vùng trồng, vùng nuôi. Bốn bước ở đây là quy trình riêng cho đối tác B2C — bếp ăn, nhà hàng, khách sạn và chuỗi bán lẻ. Toàn văn hợp đồng mẫu: Hợp đồng cung ứng B2C.

Bước 1 — Định danh & khởi tạo hợp đồng cung ứng

Thời hạn: 1 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ

Bên mua gửi

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc quyết định thành lập với đơn vị sự nghiệp), bản chụp rõ nét.
• Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm của bếp — với cơ sở thuộc diện phải cấp. Bếp không thuộc diện cấp thì gửi bản cam kết theo quy định đang áp dụng tại địa phương.
• Thông tin người đại diện sẽ ký: họ tên, chức vụ, thư điện tử, số điện thoại. Nếu là người được ủy quyền thì kèm văn bản ủy quyền.
• Thông tin xuất hóa đơn: tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, thư điện tử nhận hóa đơn điện tử.
• Danh mục hàng và sản lượng ước tính theo ngày hoặc theo tuần, kèm địa điểm và khung giờ nhận hàng.

SGMM làm

• Đối chiếu tên pháp nhân và mã số thuế với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp công khai; đối chiếu người ký với người đại diện theo pháp luật.
• Lập hợp đồng trên hệ thống từ biểu mẫu Hợp đồng cung ứng B2C, điền đủ: danh mục hàng, tiêu chuẩn nghiệm thu, khung giờ và địa điểm giao, kỳ thanh toán 15 ngày, tài khoản nhận tiền và thông tin xuất hóa đơn.
• Gửi đường liên kết vào thư điện tử người ký của bên mua. Liên kết gắn với một địa chỉ thư duy nhất và có hạn hiệu lực.

Hợp đồng đứng tên Hợp tác xã Horizon — SGMM là đơn vị hạch toán phụ thuộc và là đơn vị trực tiếp thực hiện. Chứng thư số dùng để ký là chứng thư số của Hợp tác xã Horizon.

Bước 2 — Xem xét & rà soát

Thời hạn: tối đa 3 ngày làm việc kể từ khi nhận liên kết

• Bên mua mở liên kết và đọc toàn văn hợp đồng cùng các phụ lục: danh mục hàng, bảng giá theo kỳ, tiêu chuẩn nghiệm thu và tỷ lệ hao hụt định mức của từng nhóm hàng.
• Ý kiến sửa đổi được ghi trực tiếp lên từng điều khoản trên hệ thống, không trao đổi rời qua tin nhắn — để mọi thay đổi đều có vết.
• Mỗi lần sửa, SGMM phát hành bản mới có số phiên bản tăng dần; bản cũ bị thu hồi và không ký được nữa. Hai bên luôn chỉ ký trên một phiên bản duy nhất.
• Bên mua xác nhận người ký đúng thẩm quyền. Nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật, văn bản ủy quyền phải được tải lên trước khi ký.
• Quá thời hạn mà chưa ký, liên kết hết hiệu lực. SGMM phát hành lại theo yêu cầu, không mất phí.

Điều khoản nào chưa rõ, bên mua nên hỏi ở bước này. Sau khi đã ký số, thay đổi nội dung chỉ thực hiện được bằng phụ lục hợp đồng, và phụ lục cũng phải đi lại đủ bốn bước.

Bước 3 — Ký số & dấu thời gian

Thời hạn: trong ngày, khi hai bên đã chốt nội dung

Thứ tự ký

1. Bên mua ký trước bằng chữ ký số công cộng của doanh nghiệp: ký từ xa trên điện thoại, hoặc cắm USB Token trên máy tính.
2. SGMM ký sau bằng chữ ký số của Hợp tác xã Horizon. Hợp đồng chỉ có hiệu lực khi đã đủ chữ ký của cả hai bên.

Hệ thống ghi lại

• Dấu thời gian cho từng chữ ký — mốc thời gian độc lập, không sửa được bằng cách chỉnh giờ máy.
• Nhật ký ký: thời điểm mở liên kết, thời điểm ký, địa chỉ IP và thiết bị. Nhật ký đi kèm hợp đồng và tải về được.
• Mọi thay đổi trên tệp sau khi ký đều làm chữ ký số mất hiệu lực khi kiểm tra — đó là cơ chế chống sửa nội dung.

Không in ra ký tay rồi quét lại. Bản quét của tờ giấy đã ký tay không phải bản gốc điện tử và không có chữ ký số để kiểm tra. Hợp đồng điện tử cũng không cần ký giáp lai từng trang.

Bước 4 — Hoàn tất & kích hoạt lịch giao

Thời hạn: 1 ngày làm việc kể từ khi đủ hai chữ ký

• Bản PDF đã đủ hai chữ ký số và dấu thời gian được gửi về thư điện tử của cả hai bên; bản gốc lưu trong tài khoản hợp đồng điện tử của mỗi bên, tải về bất cứ lúc nào.
• Cách bên mua tự kiểm tra: mở tệp PDF bằng phần mềm đọc PDF có hỗ trợ chữ ký số, mở bảng chữ ký, xem tên đơn vị ký, thời điểm ký và trạng thái hợp lệ của từng chữ ký.
• SGMM mở hạn mức công nợ và lịch giao cố định theo hợp đồng, cử người phụ trách tài khoản và gửi đầu mối liên hệ trong giờ giao hàng.
• Kỳ giao thử: chạy một kỳ để hai bên khớp quy trình nhận hàng, ký biên bản giao nhận và bộ chứng từ, rồi vào lịch ổn định.
• Điều chỉnh danh mục hàng, bảng giá hay khung giờ giao về sau đều làm bằng phụ lục ký số theo đúng bốn bước này.

Hợp đồng và chứng từ liên quan được hai bên lưu theo thời hạn của pháp luật về kế toán và lưu trữ. Bên mua nên tải bản gốc điện tử về lưu tại đơn vị, không chỉ để trên hộp thư.